Autodesk heeft een nieuwe beheerdersinstelling toegevoegd: Subscription Usage Policy. Hiermee krijg je als organisatie meer controle over hoe jouw Forma-licenties worden gebruikt, vooral wanneer je samenwerkt met externe partijen zoals adviseurs, aannemers of andere projectpartners.
In dit artikel leg ik je uit wat deze functie doet, wat de impact is en of je actie moet ondernemen.
Wat is Subscription Usage Policy?
Om deze nieuwe instelling goed te begrijpen, is het belangrijk om eerst te weten hoe Autodesk-licenties binnen de Forma Industry Cloud werken.
Veel Forma-producten ondersteunen het zogenaamde Bring Your Own Subscription (BYOS)-model. Dat betekent dat iemand kan deelnemen aan een project zolang die persoon toegang heeft tot het project én beschikt over een geldige licentie. Die licentie hoeft niet persé afkomstig te zijn van de organisatie die eigenaar is van het project.
Met de nieuwe Subscription Usage Policy kun je bepalen of licenties die jouw organisatie heeft toegewezen ook gebruikt mogen worden op projecten van andere organisaties.
Welke opties heb je?
Autodesk biedt drie instellingen.
1. No restrictions
Dit is de meest open instelling.
- Gebruikers kunnen hun toegewezen licentie overal gebruiken waar zij projecttoegang hebben.
- Externe gebruikers kunnen jouw licenties ook gebruiken op projecten van andere organisaties.
- Ideaal wanneer je maximale flexibiliteit wilt behouden.
2. Restricted for external users
Dit is de instelling die Autodesk aanbeveelt wanneer er externe gebruikers in je team aanwezig zijn.
- Interne gebruikers merken geen verschil.
- Externe gebruikers kunnen jouw Forma-licenties niet meer gebruiken op projecten buiten jouw organisatie.
- Je voorkomt hiermee dat jouw licenties onbedoeld worden ingezet voor werkzaamheden bij andere klanten of organisaties.
3. Restricted for all users
Dit is de strengste optie.
- Niemand kan een licentie van jouw organisatie gebruiken op projecten van andere organisaties.
- De licenties blijven volledig gekoppeld aan projecten van jouw eigen team.
Welke producten worden beïnvloed?
Op dit moment geldt deze instelling alleen voor producten binnen de Forma Industry Cloud. Autodesk vermeldt daarbij expliciet dat de policy momenteel alleen van toepassing is op deze productgroep.
Wat is de impact?
Voor veel klanten verandert er helemaal niets. Zolang de instelling op No Restrictions staat, blijft de bestaande situatie gehandhaafd.
De impact ontstaat vooral wanneer je besluit om een van de restrictieve instellingen te activeren.
Mogelijke gevolgen zijn:
- Externe projectpartners kunnen bepaalde Forma-producten niet meer gebruiken op projecten van andere organisaties.
- Adviseurs of aannemers moeten mogelijk hun eigen licentie gebruiken of aanschaffen.
- Projecten waarbij veel verschillende organisaties samenwerken kunnen extra afstemming vereisen.
Wat raden wij aan?
Het is verstandig om even stil te staan bij de manier waarop jouw organisatie samenwerkt met externe partijen.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Hebben externe gebruikers licenties toegewezen gekregen vanuit jouw Autodesk-account?
- Werken diezelfde personen ook op projecten van andere organisaties?
- Wil je voorkomen dat jouw licenties buiten je eigen organisatie worden gebruikt?
Kun je deze vragen met "ja" beantwoorden? Dan is het verstandig om de nieuwe instelling te bekijken.
Voor de meeste organisaties lijkt Restricted for External Users een mooie middenweg. Je houdt controle over je licenties zonder dat je eigen medewerkers worden beperkt. Bovendien is dit de instelling die Autodesk zelf aanbeveelt wanneer je met externe gebruikers werkt.
Waar vind je deze instelling?
Sommige beheerders krijgen momenteel een pop-up in hun Autodesk Account om dit in te stellen. Je kan de instellingen hier wijzigen:
